LATVIJAS UNIVERSITĀTES INFORMĀCIJAS SISTĒMAS LIETOŠANAS NOTEIKUMI

Izdoti saskaņā ar Latvijas Universitātes Satversmes

5.10. punktu

I. Vispārīgie jautājumi

1. Noteikumi nosaka Latvijas Universitātes, turpmāk – LU, informācijas sistēmas lietošanas kārtību, sistēmas (resursu) lietotāju atbildību un pienākumus, kā arī sistēmas (resursu) administratora tiesības un pienākumus.

2. Noteikumos lietotie termini:

2.1. LUIS – LU informācijas sistēma;

2.2. resursu lietotājs – fiziska persona, kura, izmantojot noteiktā kārtībā saņemto lietotāja vārdu un paroli (pilnvarots lietotājs) vai arī publiskās pieejas iespējas, piekļūst sistēmas funkcijām;

2.3. resursu turētājs – LU rektors vai ar LU rīkojumu norīkots darbinieks, kurš ir atbildīgs par IT drošības pārvaldību;

2.4. resursu administrators – resursu turētāja vai ārpakalpojumu sniedzēja norīkota persona, kura ir atbildīga par resursu funkcionēšanu un/vai saturu;

2.5. informācijas resursi – LUIS datu faili un cita informācija, ko izmanto LU darba nodrošināšanai;

2.6. personas datu aizsardzības speciālists – ar LU rīkojumu norīkots Juridiskā departamenta darbinieks vai darbinieki;

2.7. personas dati – jebkāda informācija, kas attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisku personu. Identificējama fiziska persona ir tāda, kuru var tieši vai netieši identificēt, jo īpaši atsaucoties uz identifikatoru, piemēram, minētās personas vārdu, uzvārdu, identifikācijas numuru, atrašanās vietas datiem, tiešsaistes identifikatoru vai vienu vai vairākiem minētajai fiziskajai personai raksturīgiem fiziskās, fizioloģiskās, ģenētiskās, garīgās, ekonomiskās, kultūras vai sociālās identitātes faktoriem;

2.8. trešā persona – jebkura fiziska vai juridiska persona, publiska iestāde, aģentūra vai struktūra, izņemot datu subjektu, resursu turētāju, resursu administratoru, IT drošības pārvaldnieku, apstrādātāju un personas, kuras tieši ir pilnvarojusi LU vai apstrādātājs;

2.9. IT drošības dokumenti – dokumentu kopums, kas apraksta iestādes resursu lietošanas kārtību.

3. Resursu lietotājs var izmantot LUIS informācijas resursus saskaņā ar šiem noteikumiem, LUIS drošības noteikumiem un citiem spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem.

4. LU darbiniekam, parakstot darba līgumu, ir noteiktas saistības ievērot konfidencialitāti attiecībā pret trešajām personām, kā arī ievērot šos noteikumus un nodrošināt viņa rīcībā esošās LU ierobežotas pieejamības informācijas aizsardzību spēkā esošajos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.

5. Resursu turētājam vai tā pilnvarotai personai ir jāinformē resursu administratori par tiem darbiniekiem un studējošajiem, kuri pārtrauc darba vai studiju attiecības ar LU. Resursu administrators pēc šīs informācijas saņemšanas nekavējoties nodrošina visu attiecīgā lietotāja piekļuves tiesību LUIS resursiem anulēšanu.

6. Atbilstoši informācijas konfidencialitātes, vērtības un pieejamības klasifikācijai LUIS ir trīs piekļuves līmeņi:

6.1. 1. līmenis – vispārpieejama informācija ar zemu informācijas vērtību, ir publiski pieejama;

6.2. 2. līmenis – “Mans LUIS” – konfidenciāla informācija ar vidējas vērtības informāciju, ir pieejama, izmantojot lietotāja LUIS piešķirto lietotāja vārdu un paroli, kā arī noteiktas piekļuves tiesības. Lietotājs ir atbildīgs par piešķirtā lietotāja vārda un paroles lietošanu, saglabāšanu un neizpaušanu;

6.3. 3. līmenis – konfidenciāla informācija ar augstas vērtības informāciju, ir pieejama, izmantojot lietotāja vārdu un tiesības, ko piešķir tehnisko resursu turētājs, pamatojoties uz LU rīkojumos noteikto kārtību lietotājam.

7. Resursu lietotājam 2. un/vai 3. līmeņa piekļuves tiesībām atbilstoši IT drošības dokumentiem tiek piešķirts lietotāja vārds un parole, kā arī noteiktas piekļuves tiesības.

II. Resursu lietotāju atbildība un pienākumi

8. Resursu lietotājs saņemto informāciju drīkst izmantot tikai to mērķu realizācijai, kurus noteikusi LU. Iegūto informāciju nedrīkst izmantot komerciāliem mērķiem. Resursu lietotājam kategoriski aizliegts iegūto informāciju izmantot darbībās, kas nav tieši saistītas ar LU noteikto uzdevumu izpildi.

9. Resursu lietotājs ir atbildīgs par piešķirtā lietotājvārda (identifikatora) un paroles lietošanu, saglabāšanu un neizpaušanu.

10. Resursu lietotāju pienākums ir nekavējoties ziņot resursu administratoram vai LU Informācijas tehnoloģiju departamenta IT servisam (darba laikā pa tālruni 6703 3999, ārpus darba laika ziņojumus nosūtot pa e-pastu itserviss@lu.lv) šādos gadījumos:

10.1. ja radušās aizdomas, ka lietotāja paroli uzzinājusi cita persona;

10.2. pamanot novirzes informācijas sistēmas darbībā.

11. Resursu lietotāju pienākums ir iepazīties ar resursu administratora ziņojumiem un laikus izpildīt norādītās darbības.

12. Resursu lietotāju pienākums ir iepazīties ar instrukcijām un ieteikumiem.

13. Resursu lietotājiem ar 3. līmeņa lietotāju piekļuves tiesībām ir pienākums konsultēties ar personas datu aizsardzības speciālistu par neskaidriem jautājumiem saistībā ar personu datu apstrādi LUIS, kā arī informēt par konstatētiem vai iespējamiem personu datu apstrādes pārkāpumiem.

14. Resursu lietotājs nedrīkst nodot trešajām personām resursu lietotāja rekvizītus (lietotāja vārdu, paroli). Resursu lietotāja rekvizītus drīkst izmantot tikai konkrētais lietotājs (fiziska persona), kuram tie piešķirti.

15. Resursu lietotājiem ar 2. līmeņa lietotāju piekļuves tiesībām regulāri (ne retāk kā reizi gadā) jāmaina lietošanas parole.

16. Resursu lietotājiem ar 3. līmeņa lietotāju piekļuves tiesībām regulāri (ne retāk kā reizi mēnesī) jāmaina lietošanas parole.

17. Resursu lietotājs nedrīkst:

17.1. izdarīt darbības, kas būtu vērstas pret sistēmas drošību, izmantojot neparedzētas pieslēgšanās iespējas. Beidzot (pārtraucot) darbu, resursu lietotājam jāaizver pārlūkprogramma. Resursu lietotājs nedrīkst saglabāt lietošanas paroli, izmantojot pārlūkprogrammas iespējas;

17.2. saņemto informāciju pārveidot, publicēt, pārvadīt, piedalīties tās nodošanā vai pārdošanā, reproducēt kopumā vai daļēji. Jebkuras darbības ar datiem, ieskaitot to vākšanu, reģistrēšanu, ievadīšanu, glabāšanu, sakārtošanu, pārveidošanu, izmantošanu, nodošanu, pārraidīšanu un izpaušanu, bloķēšanu vai dzēšanu, drīkst veikt tikai LU noteiktajā kārtībā – veicot LU noteikto uzdevumu izpildi;

17.3. izmantot resursus, lai izplatītu vai uzglabātu ar darbu nesaistītu informāciju, t.sk. komerciāla vai personīga rakstura sludinājumus, uzsaukumus, reklāmas, destruktīvas programmas un spēles;

17.4. nesankcionēti piekļūt vai mēģināt piekļūt datiem vai sistēmām;

17.5. paroli uzglabāt, pierakstītu redzamās vietās;

17.6. nesankcionēti nodot datu kopijas trešajām personām.

18. Resursu lietotājs trešo personu informācijas pieprasījumus no LUIS apstrādā LU normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā un nepieciešamības gadījumā nodod tiesiskā pamata izvērtēšanai personas datu aizsardzības speciālistam. Personas datu nodošanu trešajām personām nosaka LU normatīvie akti.

19. Beidzot (pārtraucot) darbu, resursu lietotājam jāatslēdzas no sistēmas, jāaizver lietotne un/vai jāatslēdzas no tīkla, lai darbu varētu atsākt tikai pēc resursu lietotāja autentificēšanas.

20. Šo noteikumu neievērošana un/vai sistēmas lietošanas tiesību iegūšana, izmantojot trešo personu pieejas paroles, un/vai trešo personu vārdā tiek uzskatīta par sistēmas integritātes apzinātu bojājumu, kas atbilstoši Latvijas Republikas spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem klasificējams kā krimināls pārkāpums. Par minētajām prettiesiskajām darbībām persona ir atbildīga saskaņā ar Latvijas Republikas Krimināllikumu un citiem Latvijas Republikas spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem.

21. Resursu lietotājs ir atbildīgs par zaudējumiem, kas radušies šajos noteikumos un citos normatīvajos aktos noteikto prasību neievērošanas dēļ.

III. Resursa administratora tiesības un pienākumi

22. Resursu administratora pienākumi:

22.1. izveidot, modificēt un likvidēt LUIS lietotāju identifikatorus (kontus) un piešķirt attiecīgās tiesības;

22.2. ja nepieciešams, ierobežot servisa apjomu, par to informējot visus šī servisa resursu lietotājus elektroniski;

22.3. kontrolēt un uzraudzīt, lai resursu lietotāji ievērotu šos noteikumus.

23. Resursu administrators ir tiesīgs:

23.1. brīvdienās un ārpus oficiālā darba laika atslēgt resursus, lai veiktu uzturēšanas darbus, trīs darba dienas iepriekš par to brīdinot resursu lietotājus;

23.2. atslēgt resursus un apturēt sistēmu darbu arī darba laikā, ja notikusi avārija (ja iespējams, iepriekš par to brīdinot lietotājus).

This document translated using AI. For exact version refer original in latvian language.

**RULES FOR THE USE OF THE INFORMATION SYSTEM OF THE UNIVERSITY OF LATVIA**

Issued pursuant to Section 5.10 of the Constitution of the University of Latvia

 

I. General Provisions

 

1. These Rules prescribe the procedure for the use of the information system of the University of Latvia, hereinafter – UL, the liability and obligations of the users of the system (resources), as well as the rights and obligations of the administrator of the system (resources).

2. Terms used in these Rules:

2.1. LUIS – the UL information system;

2.2. resource user – a natural person who, by using a user name and password received in accordance with the prescribed procedure (authorised user), or by means of public access options, accesses the functions of the system;

2.3. resource holder – the Rector of UL or an employee designated by an order of UL who is responsible for IT security management;

2.4. resource administrator – a person designated by the resource holder or an outsourcing service provider who is responsible for the functioning and/or content of the resource;

2.5. information resources – LUIS data files and other information used to ensure the operation of UL;

2.6. personal data protection specialist – an employee or employees of the Legal Department designated by an order of UL;

2.7. personal data – any information relating to an identified or identifiable natural person. An identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as the said person’s given name, surname, identification number, location data, online identifier, or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person;

2.8. third person – any natural or legal person, public authority, agency or body other than the data subject, the resource holder, the resource administrator, the IT security manager, the processor, and persons directly authorised by UL or the processor;

2.9. IT security documents – a set of documents describing the procedure for the use of the institution’s resources.

3. A resource user may use the information resources of LUIS in accordance with these Rules, the LUIS Security Rules, and other applicable laws and regulations.

4. Upon signing an employment contract, a UL employee undertakes obligations to observe confidentiality with regard to third persons, as well as to comply with these Rules and ensure the protection of UL restricted-access information at his or her disposal in accordance with the procedure prescribed by applicable laws and regulations.

5. The resource holder or a person authorised by the resource holder shall inform the resource administrators of those employees and students who terminate their employment or studies with UL. Upon receipt of such information, the resource administrator shall immediately ensure the cancellation of all access rights of the respective user to LUIS resources.

6. According to the classification of information confidentiality, value, and availability, LUIS has three access levels:

6.1.  Level 1 – generally accessible information of low information value, publicly available;

6.2.  Level 2 – “My LUIS” – confidential information of medium value, accessible by using the user name and password assigned to the user by LUIS, as well as specified access rights. The user is responsible for the use, safekeeping, and non-disclosure of the assigned user name and password;

6.3.  Level 3 – confidential information of high value, accessible by using the user name and rights assigned by the holder of the technical resources to the user in accordance with the procedure laid down in UL orders.

7. A resource user who is granted Level 2 and/or Level 3 access rights shall, in accordance with the IT security documents, be assigned a user name and password, as well as specified access rights.

 

II. Liability and Obligations of Resource Users

 

8. A resource user may use the information received only for the implementation of the purposes determined by UL. The information obtained may not be used for commercial purposes. A resource user is strictly prohibited from using the information obtained in activities not directly related to the performance of tasks determined by UL.

9. A resource user is responsible for the use, safekeeping, and non-disclosure of the assigned user name (identifier) and password.

10. Resource users shall immediately report to the resource administrator or the IT Service of the UL Information Technology Department (during working hours by telephone at 6703 3999, outside working hours by sending messages by e-mail to itserviss@lu.lv) in the following cases:

10.1. if there is suspicion that another person has learned the user’s password;

10.2. upon noticing irregularities in the operation of the information system.

11. Resource users are obliged to familiarise themselves with notifications from the resource administrator and to carry out the specified actions in due time.

12. Resource users are obliged to familiarise themselves with instructions and recommendations.

13. Resource users with Level 3 user access rights are obliged to consult the personal data protection specialist on unclear issues related to the processing of personal data in LUIS, as well as to report identified or potential violations of personal data processing.

14. A resource user may not disclose the resource user’s credentials (user name, password) to third persons. The resource user’s credentials may be used only by the particular user (natural person) to whom they have been assigned.

15. Resource users with Level 2 user access rights must change their password regularly (not less than once a year).

16. Resource users with Level 3 user access rights must change their password regularly (not less than once a month).

17. A resource user may not:

17.1.  perform actions aimed against system security by using unintended connection options. Upon finishing (interrupting) work, the resource user must close the browser. The resource user may not save the password by using browser functions;

17.2. alter, publish, transfer, participate in the transmission or sale of, or reproduce in whole or in part, the information received. Any actions with data, including its collection, registration, input, storage, arrangement, alteration, use, transfer, transmission and disclosure, blocking or deletion, may be performed only in accordance with the procedure prescribed by UL – in the course of performing tasks determined by UL;

17.3. use resources to distribute or store information unrelated to work, including advertisements, calls, publicity materials, destructive programs, and games of a commercial or personal nature;

17.4. access or attempt to access data or systems without authorisation;

17.5. keep the password written down in visible places;

17.6. transfer copies of data to third persons without authorisation.

18. A resource user shall process third persons’ requests for information from LUIS in accordance with the procedure laid down in UL regulatory enactments and, where necessary, shall refer them to the personal data protection specialist for assessment of the legal basis. The transfer of personal data to third persons shall be governed by UL regulatory enactments.

19. Upon finishing (interrupting) work, a resource user must log out of the system, close the application and/or disconnect from the network, so that work may be resumed only after authentication of the resource user.

20. Failure to comply with these Rules and/or obtaining the right to use the system by using third persons’ access passwords and/or in the name of third persons shall be regarded as intentional impairment of the integrity of the system, which, in accordance with the applicable laws and regulations of the Republic of Latvia, shall be classified as a criminal offence. A person shall be liable for the aforementioned unlawful actions in accordance with the Criminal Law of the Republic of Latvia and other applicable laws and regulations of the Republic of Latvia.

21. A resource user shall be liable for losses caused by failure to comply with the requirements laid down in these Rules and other laws and regulations.

 

III. Rights and Obligations of the Resource Administrator

 

22. Obligations of the resource administrator:

22.1. create, modify, and delete LUIS user identifiers (accounts) and assign the relevant rights;

22.2. if necessary, restrict the scope of the service, informing all resource users of such service electronically;

22.3. control and supervise compliance by resource users with these Rules.

23. The resource administrator is entitled:

23.1. on holidays and outside official working hours, to disconnect resources in order to carry out maintenance work, by giving resource users three working days’ prior notice thereof;

23.2. to disconnect resources and suspend system operation also during working hours if an emergency has occurred (if possible, giving users prior warning thereof).